问题一:不相容岗位未分离;#
例如:出纳和会计岗位未分离(这是最典型的一种不相容岗位未分离的情况),除此之外,企业当中的很多业务部门也存在这种问题,比如,企业如果把在销售过程中的职能设置,”销售价格、客户的赊销额度、坏账的注销“都放在一个人身上,那么就存在着不相容岗位未分离的情况;
应对策略:
在企业的交易中,有发起、批准、进行、记录等各个环节,要把各个环节的人员分开,才能更好的进行内控。
问题二:工作交接出现问题;#
职员在离职或者职员岗位轮换之后,企业找不到合适的人顶替这个岗位; 这种情况下,会影响公司正常开展业务;交接期内,工作效率低下;因组织变换,人为商定的措施未贯彻。
应对策略:
制定AB角制度,明确规定一旦岗位人员发生变动,该岗位的顶替人选。
问题三:岗位轮换的不及时#
某些岗位的员工,在该岗位担任工作的时间较长,或者一个人在某个岗位上,从未离开。针对这个事项,可能引起的问题有,虽然在该岗位上的员工经验越来越丰富,但很难改善其工作方法。而且该员工如果出现工作失误时,很难被人发现。
应对策略:
强制轮换;强制带薪年假制度;避免过多的连续加班。
问题四:企业资源个人化#
常见的情况,比如企业的采购人员,以采购数量为筹码与供应商谈判,间接的收取采购提成等。
应对策略:
将个人经验、技能、知识转化为企业书面信息和制度流程;或者对业务进行适当的分离;与员工签订相关协议,并健全激励约束机制。
问题五:控制全靠一支笔(个人决策)#
如果决策人对事项缺乏全局性的了解,不能很好的做经营决策;这种情况还可能导致企业高度集权化,缺乏制约和监督,可能导致腐败;授权无法分级,无法分散精力,过于繁忙。
应对策略:
授权审批—分清主次,按金额大小、程度不同集中或分散;建立决策制约制度—前期有论证、过程有监控、后期有跟踪。
问题六:内控制度制定较为随意#
弊端:制度缺乏系统性,无法贯通各业务模块;员工都不遵守制度或持观望态度。
应对策略:
管理制度体系要求规范、完整、一致;不同体系文件事先整合;文件及时传递;制度的及时更新。
问题七:以效率成本为由,弱化内部控制#
在发展过程中,要权衡好经营效率与内部管理之间的关系。
应对策略:
完善内部控制流程、加强责权利划分、明确责权范围;明确评估企业的风险,减少不必要的控制。
问题八:人员选聘不恰当#
应对策略:
重视人员的背景调查。
问题九:说一套、做一套、制度成摆设#
员工对制度无所适从,打击员工的积极性。
应对策略:
建立合理的治理机构,发挥董事会督促企业高层的机制,形成外在股东压力影响;创建激励机制,跟绩效、考核挂钩;内控制度设计合理并及时修订,落到实处。